Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини і номери статей за переліком

Примітка (прізвища, ініціали відповідальної особи)

1

2

3

4

5

01 – Організація системи управління закладом

01-01

Закони України, укази та розпорядження Президента України, акти Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, галузеві документи про загальну середню освіту (копії)

Доки не

мине потреба

О.В.Ярова

01-02

Установчі документи закладу (статут, свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи, витяг (виписка) з ЄДРПОУ, положення про структурні підрозділи)

До ліквідації закладу, ст. 30, 31

О.В.Ярова

01-03

Колективний договір

До ліквідації закладу,

ст. 395-а

Петрова Н.С.

Петрікеєва Н.М.

01-04

Правила внутрішнього трудового розпорядку

1 рік¹,

ст. 397

О.В.Ярова

01-05

Паспорт закладу

1 рік,

ст. 541

Корнієнко Л.Р.

01-06

Накази з основної діяльності закладу

До ліквідації закладу, ст. 16 а

Мірошниченко А.М.

01-07

Журнал реєстрації наказів з основної діяльності закладу

До ліквідації закладу, ст. 121 а

Мірошниченко А.М.

01-08

Стратегія розвитку закладу

До заміни новою,

ст. 553

О.В.Ярова

01-09

Освітня програма

До заміни новою,

ст. 553

О.В.Ярова

01-10

Річний план роботи

5 років,

ст. 157-а

О.В.Ярова

01-11

Документи (акти, пояснювальні записки, доповідні записки, довідки, висновки) зовнішнього аудиту з основних питань діяльності закладу

10 років, ст. 76 а

О.В.Ярова

01-12

Документи (акти, пояснювальні записки, доповідні записки, довідки, висновки) тематичних та контрольних перевірок окремих напрямів діяльності закладу

5 років,

ст. 77

О.В.Ярова

01-13

Протоколи засідань педагогічної ради

10 років, ст. 14 а

Гончаренко Г.М.

01-14

Журнал реєстрації протоколів засідань педагогічної ради

3 роки, ст. 122

Мірошниченко А.М.

01-15

Протоколи нарад при директору

5 років,

ст. 13

Мірошниченко А.М.

01-16

Журнал реєстрації протоколів нарад при директору

3 роки, ст. 122

Мірошниченко А.М.

01-17

Журнал реєстрації вхідних документів

3 роки, ст. 122

Мірошниченко А.М.

01-18

Журнал реєстрації вихідних документів

3 роки, ст. 122

Мірошниченко А.М.

01-19

Журнал реєстрації внутрішніх документів

3 роки, ст. 122

Мірошниченко А.М.

01-20

Журнал реєстрації звернень громадян

5 років, ст. 124

Мірошниченко А.М.

01-21

Журнал обліку перевірок, ревізій та контролю за виконанням їх рекомендацій (контрольно-візитаційний журнал)

5 років,

ст. 86

Мірошниченко А.М.

01-22

Документи (свідоцтва, акти, договори) на землю, споруди, майно, на право володіння, користування, розпорядження майном

До ліквідації закладу, ст. 87

Корнієнко Л.Р.

01-23

Статистичні звіти з питань загальної середньої освіти (форми № ЗНЗ-1, № ЗНЗ3, № 83-РВК тощо)

1 рік,

ст. 302

Заремба Т.І.

01-24

Документи (протоколи, доповідні записки) засідань експертної комісії закладу

10 р.,

ст. 14-а

Чорна І.Ю.

01-25

Журнал реєстрації протоколів засідань експертної комісії закладу

10 р.,

ст. 14-а

Чорна І.Ю.

02 – Організація освітньої діяльності

02-01

Накази з руху учнів

15 років

Заремба Т.І.

02-02

Журнал реєстрації наказів з руху учнів

15 років

Заремба Т.І.

02-03

Документи (заяви, доповідні, довідки, накази тощо) щодо руху учнів

5 років,

ст. 44 б

Заремба Т.І.

02-04

Особові справи учнів

3 роки1,

ст. 494 б

Заремба Т.І.

02-05

Алфавітна книга запису учнів

75 років,

ст. 525 є

Заремба Т.І.

02-06

Документи з питань внутрішнього забезпечення якості освіти в закладі (положення, моніторингові дослідження)

5 років,

ст. 44, 577-б

Банул І.П.

02-07

Розклад навчальних занять, додаткових занять з предметів, факультативів, спецкурсів, курсів за вибором учнів та графіки роботи до них

Доки не мине потреба

Заремба Т.І.

02-08

Протоколи засідань комісій про результати державної підсумкової атестації учнів та документи (учнівські роботи) атестації

3 роки,

ст. 567-а

Заремба Т.І.

02-09

Документи (заяви, протоколи, накази, індивідуальні освітні траєкторії, розклади) з питань організації індивідуального навчання

5 років,

ст. 298

Банул І.П.

02-10

Списки дітей та документи щодо роботи з дітьми пільгових категорій

5 років,

ст. 298

Струсинська А.В.

02-11

Класні журнали

5 років,

ст. 590

Заремба Т.І.

02-12

Журнали обліку навчальних досягнень учнів, які перебувають на індивідуальному навчанні

5 років,

ст. 590

Банул І.П

02-13

Журнали планування та обліку роботи гуртків ДЮЦ

5 років,

ст. 590

Струсинська А.В.

02-14

Журнал групи продовженого дня

5 років,

ст. 590

Струсинська А.В.

02-15

Журнал обліку пропущених і замінених уроків

5 років,

ст. 590

Заремба Т.І.

02-16

Книга обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про повну загальну середню освіту, Срібних і Золотих медалей

75 років,

ст. 531 а

Ярова О.В.

02-17

Книга обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про початкову і базову середню освіту

75 років,

ст. 531 а

Ярова О.В.

02-18

Книги обліку та видачі похвальних листів «За високі досягнення у навчанні» та похвальних грамот «За особливі досягнення у вивченні окремих предметів»

10 років

Ярова О.В.

02-19

Документи (заяви, згоди на обробку персональних даних, накази, замовлення) щодо замовлення на виготовлення документів про освіту

1рік,

ст. 308

Заремба Т.І.

02-20

Документи (довідки) про продовження навчання та працевлаштування випускників закладу

3 роки,

ст. 603

Заремба Т.І.

02-21

Документи (заяви, акти, пояснювальні записки, доповідні записки, довідки, висновки, накази, рішення) щодо дітей, які перебувають у складних життєвих обставинах

5 років,

ст. 538 б

Струсинська А.В.

02-22

Документи (плани, прогами, накази, графіки) щодо організації виховного процесу (копії)

5 років,

ст. 303

Струсинська А.В.

02-23

Документи (заяви, акти, пояснювальні записки, доповідні записки, довідки, висновки, накази, рішення) з питань запобігання та протидії домашньому насильству, насильству за ознакою статі та булінгу

5 років,

ст. 44 б, 303

Луценко А.В.

02-24

Журнал реєстрації фактів виявлення (звернення) про вчинення домашнього насильства, насильства за ознакою статі та булінгу

5 років,

ст. 44 б, 303

Луценко А.В.

02-25

Документи (заяви, акти, пояснювальні записки, доповідні записки, довідки, висновки, накази, рішення) щодо роботи з дітьми, схильними до правопорушень, профілактики злочинності

5 років,

ст. 44 б, 303

Луценко А.В.

02-26

Документи (плани, графіки, довідки, накази, звіти тощо) з питань проведення моніторингових досліджень якості освіти та навчально-пізнавальних досягнень учнів

5 років,

ст. 577-б

Банул І.П.

02-27

Документи (накази, графіки, звіти, протоколи) щодо організації проведення Всеукраїнських учнівських олімпіад з базових предметів

1 рік

Банул І.П.

02-28

Документи (плани, графіки, накази, звіти) щодо організації проведення предметних тижнів

1рік

Банул І.П.

02-29

Документи (плани, графіки, протоколи, накази) щодо організації роботи методичних об'єднань

5 років,

ст. 555-а,

ст. 561,

ст. 562

Банул І.П.

02-30

Документи (довідки, звіти, доповідні записки, інформації, протоколи, акти) щодо організації та проведення спортивних змагань різного рівня

3 років,

ст. 797

Ульдяков В.В.

03 – Охорона праці, безпека життєдіяльності, пожежна безпека та цивільний захист

03-01

Документи (накази, графіки, інструктажі) з охорони навчання та безпеки життєдіяльності учнів, запобігання дитячому травматизму (копії)

5 років,

ст. 44-б,

ст. 303

Заремба Т.І.

03-02

Документи (акти, заяви, доповідні записки, пояснювальні записки, висновки) з розслідування нещасних випадків з учнями

45 років²,

ст. 453

Заремба Т.І.

03-03

Журнал реєстрації нещасних випадків, що сталися з учнями

45 років¹,

ст. 477

Заремба Т.І.

03-04

Інструктажі з безпеки життєдіяльності учнів

До заміни новими,

ст.20-б

Струсинська А.В.

03-05

Журнали реєстрації інструктажів з безпеки учнів (по класах)

10 років¹,

ст. 482

Струсинська А.В.

03-06

Документи (акти, заяви, доповідні записки, пояснювальні записки, висновки) з розслідування нещасних випадків з працівниками закладу

45 років²,

ст. 453

Заремба Т.І.

03-07

Журнал реєстрації нещасних випадків, що сталися із працівниками закладу

45 років¹,

ст. 477

Заремба Т.І.

03-08

Документи (акти, висновки, графіки, накази, програми) з питань цивільного захисту

5 років,

ст. 1192

Ярова О.В.

03-09

Документи (акти, висновки, графіки, накази) з охорони праці та безпеки життєдіяльності

5 років,

ст. 437

Заремба Т.І.

03-10

Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності, пожежної безпеки та цивільного захисту

10 років¹, ст. 481

Заремба Т.І.

03-11

Акти перевірок, акти-дозволи, приписи з охорони праці та безпеки життєдіяльності, протипожежної та техногенної безпеки тощо. Документи про їх виконання

5 років,

ст. 434, 437, 451

Заремба Т.І.

03-12

Журнали реєстрації та обліку видачі інструкцій з охорони праці, пожежної безпеки, безпеки життєдіяльності

10 років¹,

ст. 481, 482

Заремба Т.І.

03-13

Документи комісії про навчання та перевірку знань працівників (новоприйнятих працівників) з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності, пожежної безпеки, електробезпеки

5 років,

ст. 436

Заремба Т.І.

03-14

Технічна документація з експлуатації будівель або споруд (журнал, акти, заходи тощо)

3 роки,

ст. 1053

Корнієнко Л.Р.

03-15

Документація (журнали, протоколи вимірювань, випробувань тощо) з електрогосподарства

3 роки,

ст. 1903

Корнієнко Л.Р.

03-16

Документи (журнали, протоколи, накази тощо) із забезпечення пожежної безпеки

5 років,

ст. 1177, 1180

Корнієнко Л.Р.

03-17

Акти розслідування нещасних випадків з працівниками закладу

45 років,

ст. 453

Заремба Т.І.

03-18

Журнал реєстрації нещасних і смертельних випадків з учасниками освітнього процесу

45 років,

ст. 477

Заремба Т.І.

04 – Адміністративно-господарська діяльність

04-01

Накази з адміністративно-господарських питань

5 років

Мірошниченко А.М.

04-02

Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань

5 років,

ст. 121 в

Мірошниченко А.М.

04-03

Документи (журнали, графіки, інформації) щодо споживання електроенергії, обліку енергоносіїв, опалення, водопостачання,

5 років,

ст. 1877, 1886, 121 в

Корнієнко Л.Р.

04-04

Інвентарні списки основних засобів навчання

3 роки,

ст. 599

Корнієнко Л.Р.

04-05

Акти інвентаризації матеріальних активів

3 роки,

ст. 345

Корнієнко Л.Р.

04-06

Акти про списання інвентарю, малоцінного майна

3 роки,

ст.336

Корнієнко Л.Р.

04-07

Акти про списання основних засобів

3 роки,

ст. 336

Корнієнко Л.Р.

04-08

Акти приходу інвентарю, матеріальних цінностей

3 роки,

ст. 3363, 1013

Корнієнко Л.Р.

04-09

Акти перевірок готовності закладу до нового навчального року

5 років

Корнієнко Л.Р.

04-10

Документи щодо проведення ремонтних робіт у закладі (інформації, звіти, довідки, акти тощо)

3 років,

ст. 1598

Корнієнко Л.Р.

04-11

Журнал обліку дезінфекційних засобів

1 рік

Корнієнко Л.Р.

05 – Кадрова діяльність

05-01

Накази з кадрових питань закладу тривалого строку зберігання

75 років

Ярова О.В.

05-02

Накази з кадрових питань закладу тимчасового строку зберігання

5 років

Ярова О.В.

05-03

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу) тривалого строку зберігання

75 років,

ст. 121 б

Мірошниченко А.М.

05-04

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу) тимчасового строку зберігання

5 років

Мірошниченко А.М.

05-05

Штатний розпис

75 років,

ст. 37 а

Ярова О.В.

05-06

Тарифікаційні списки

25 років,

ст. 415

Ярова О.В.

05-07

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів при прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, характеристики, листки з обліку кадрів тощо) працівників

75 років, ст.493 в

Ярова О.В.

05-08

Документи (графіки, заяви, накази) щодо відпусток

1 рік,

ст. 515

Мірошниченко А.М.

05-09

Посадові та робочі інструкції працівників

5 років,

ст. 43

Заремба Т.І.

05-10

Журнал реєстрації видачі посадових та робочих інструкцій працівникам

5 років,

ст. 43

Заремба Т.І.

05-11

Строкові трудові договори (контракти), додаткові угоди

75 років

Мірошниченко А.М.

05-12

Журнал реєстрації видачі строкових трудових договорів (контрактів), додаткових угод працівникам

5 років,

ст. 43

Мірошниченко А.М.

05-13

Трудові книжки

До запитання, не затребувані не менше 50 років, ст. 508

Мірошниченко А.М.

05-14

Журнал обліку руху трудових книжок і вкладок до них

50 років,

ст. 530 а

Мірошниченко А.М.

05-15

Особові справи працівників

75 років

Мірошниченко А.М.

05-16

Згоди на обробку персональних даних

3 роки

Мірошниченко А.М.

05-17

Документи (заяви, протоколи, довідки, накази, атестаційні листи) атестаційної комісії

10 років,

ст. 14 а

Банул І.П.

05-18

Протоколи засідань атестаційних комісій

5 років,

ст. 636

Банул І.П.

05-19

Журнал реєстрації протоколів засідань атестаційної комісії

3 роки,

ст. 122

Банул І.П.

05-20

Документи (пропозиції, плани, довідки, накази) з питань підвищення кваліфікації педагогічних працівників

5 років,

ст. 537

Банул І.П.

05-21

Табелі обліку використання робочого часу

1 рік

Заремба Т.І.

05-22

Графіки роботи працівників закладу

3 років ¹,

ст. 391

Ярова О.В.

06 – Організація роботи бібліотеки

06-01

Річний план роботи бібліотеки

1 рік

ст. 161

Чорна І.Ю.

06-02

Плани роботи завідувача бібліотеки (місячні, тижневі)

1 років,

ст. 161

Чорна І.Ю

06-03

Щоденник роботи бібліотеки

1 роки,

ст. 804

Чорна І.Ю

06-04

Інвентарні книги бібліотечного фонду

До ліквідації бібліотеки,

ст. 805

Чорна І.Ю

06-05

Книги сумарного обліку бібліотечного фонду

До ліквідації бібліотеки

ст. 806

Чорна І.Ю

06-06

Книга обліку літератури, загубленої читачами, і тієї, що прийнята замість неї

3 роки

ст. 809

Чорна І.Ю

06-07

Книга обліку накладних на отримання підручників

До ліквідації бібліотеки,

ст. 808

Чорна І.Ю

06-08

Картотека обліку підручників

До ліквідації бібліотеки,

ст. 817

Чорна І.Ю

06-09

Алфавітний каталог бібліотечного фонду

До ліквідації бібліотеки,

ст. 817

Чорна І.Ю

06-10

Акти, протоколи перевірок роботи бібліотеки

1 років ¹,

ст. 802

Чорна І.Ю

06-11

Акти на списання літератури

10 років,

ст. 812

Чорна І.Ю

06-12

Формуляри читачів бібліотеки

Доки не мине потреба

Чорна І.Ю

06-13

Книга обліку тримання літератури від читачів на заміну втраченої

Доки не мине потреба

Чорна І.Ю

06-14

Журнал обліку літератури, подарованої шкільній бібліотеці

До ліквідації бібліотеки,

ст.870

Чорна І.Ю

07 – Організація роботи психологічної служби

07-01

План роботи практичного психолога на рік

1 рік

Струсинська А.В.

07-02

План роботи практичного психолога на місяць

1 рік

Струсинська А.В.

07-03

Документи щодо роботи з педагогічними працівниками закладу

5 років,

ст. 489

Федорова А.В.

07-04

Документи щодо роботи з учнями закладу (на кожний клас)

До заміни новими,

ст. 20-б

Федорова А.В.

07-05

Документи (звіти, висновки, плани, графіки, журнали) щодо психологічного супроводу учнів пільгових категорій

5 років,

ст. 298

Федорова А.В.

07-06

Документи щодо психологічного супроводу роботи з обдарованими дітьми

5 років,

ст. 298

Федорова А.В.

07-07

Журнал проведення корекційно-відновлювальної та розвивальної роботи практичним психологом

5 років

Задрієнко М.В.

07-08

План роботи соціального педагога на рік

1 рік

Луценко А.В.

07-09

План роботи соціального педагога на місяць

1 рік

Луценко А.В.

07-10

Журнал щоденного обліку роботи

1 рік

Луценко А.В.

07-11

Соціальний паспорт

5 років

Луценко А.В.

07-12

Документи консиліумів, семінарів, тренінгів тощо

До заміни новими

Луценко А.В.

07-13

Документи щодо роботи з пільговими категоріями дітей

5 років

Луценко А.В.

08 – Організація роботи медичного пункту

08-01

План роботи сестри медичної

1 рік

Чорноморець А.В.

08-02

Медичні книжки працівників закладу

5 років

Чорноморець А.В.

08-03

Журнал здоров’я працівників харчоблоку

1 років

Чорноморець А.В.

08-04

Журнал бракеражу сирої продукції

1 років

Чорноморець А.В.

08-05

Журнал бракеражу готової продукції

1 років

Чорноморець А.В.

08-06

Листок здоров’я дітей

5років

Чорноморець А.В.

08-07

Журнал температурного режиму холодильників на харчоблоці

1 рік

Чорноморець А.В.

08-08

Журнал огляду на педикульоз та коросту

1 рік

Чорноморець А.В.

08-09

Журнал санітарного стану харчоблоку

1 рік

Чорноморець А.В.

08-10

Журнал реєстрації температурного скринінгу відвідувачів закладу

1 рік

Чорноморець А.В.

08-11

Журнал проходження медичного огляду працівників

5 років

Чорноморець А.В.

08-12

Журнал навчання персоналу закладу щодо питань гігієни

1 рік

Чорноморець А.В.

08-13

Журнал періодичності прибирань

1 рік

Чорноморець А.В.

08-14

Документи щодо медичного обслуговування та охорони здоров'я (копії наказів, листи, програми, інформації, звіти тощо)учасників навчально-виховного процесу

5 років,

ст. 44-б,

ст. 303

Чорноморець А.В.

09 – Організація харчування

09-01

Документи щодо організації харчування дітей

5 років,

ст. 44 б, ст. 303

Струсинська А.В.

09-02

Примірне чотиритижневе меню

До заміни новими

Чорноморець А.В.

09-03

Технологічні картки страв

До заміни новими

Чорноморець А.В.

09-04

Книга складського обліку

2 роки

Чорноморець А.В.

10 – Архів

10-01

Зведена номенклатура справ закладу

5 років,

ст. 112-а

Чорна І.Ю.

10-02

Описи справ тривалого зберігання (понад 10 років)

3 роки,

ст. 137б

Чорна І.Ю

10-03

Описи справ з особового складу

3 роки

ст. 137

Чорна І.Ю

10-04

Описи справ строку зберігання до ліквідації

До ліквідації організації,

ст. 137-а

Чорна І.Ю

10-05

Акти про вилучення документів для знищення, про невиправні пошкодження документів

До ліквідації організації

ст. 130

Чорна І.Ю

10-06

Документи щодо ведення архівної справи та діловодства

До ліквідації організації,

ст. 130

Чорна І.Ю